INSIGHTS / AI活用
AIで社内FAQを作る前に、質問の言い換え、回答が同じになる条件、元資料、FAQ案や確認先を整理する4つの欄です。架空の会議室予約ルールと4件の質問で、まとめる・分ける・保留する例を紹介します。
SECTION 01
元の質問を残し、まとめる候補ごとに次の欄を埋めます。AIには質問をまとめる案と理由を出してもらい、元資料と比べて確かめます。入力するのは、そのAIへの入力が認められている情報だけにしてください。
SECTION 02
以下は説明用の架空の例です。「会議室予約規程・第2版（2026年10月1日）」には、第1項に「正社員は利用日の30日前から社内カレンダーで予約できる」、第2項に「契約社員は利用日の14日前から社内カレンダーで予約できる」と書かれているものとします。
取り消し方法については記載がなく、この規程の管理担当は総務とします。整理する質問は次の4件です。
SECTION 03
SECTION 04
「会議室をいつから予約できるか」という意味は似ていますが、正社員と契約社員では日数が違います。この例では、対象者を質問文に入れて別のFAQにします。
SECTION 05
取り消し方法が書かれていないことを理由に、「取り消しできない」とは答えません。予約方法から取り消し手順を推測せず、確認する内容を残します。
SECTION 06
「次の質問と元資料から、社内FAQの案を作ってください。質問の言い換え、回答が同じになる条件、回答の元資料、FAQ案または確認先の4欄で整理してください。同じ回答になる質問はまとめ、条件で答えが変わる質問は分けてください。資料に答えがない質問は保留し、記載がないことを禁止とは判断しないでください。元の質問番号も残してください。」
案ができたら、元の4件の質問がすべて残っているか、30日前と14日前が混ざっていないか、取り消し方法を補っていないかを確かめます。総務への確認で答えが分かったら、元資料と該当するFAQ案を更新します。