SECTION 01
「決まったこと」と「案」を分ける
「資料を作ります」と「資料を作ってはどうか」は、似ていても状態が違います。提案をそのまま作業一覧に入れると、決まっていない仕事を依頼したように見えてしまいます。
まず、元のメモを「決定」「提案」「未決」に分けます。合意を読み取れないものは未決とし、提案は採否を確認する候補として残します。発言した人が、そのまま担当者になるとは限りません。
INSIGHTS / AI活用
AI議事録から次の作業を整理する｜担当・期限・未決事項の記入例
議事録や会議メモから、次に行う作業を整理する記入式テンプレートです。決定・提案・未決を分け、担当や期限を推測せずに記入する方法を、架空の勉強会の準備会議で紹介します。
SECTION 02
コピーして使う5つの欄
作業や確認事項ごとに、次の5欄を埋めます。根拠の欄には元の発言やメモの該当箇所を残すと、参加者が確かめやすくなります。
- やること・状態：［作業や確認事項／決定・提案・未決］
- 担当：［明示された担当者／未確認］
- 期限：［合意した期限／未確認］
- 根拠：［元の発言やメモの該当箇所］
- 確認が必要な点：［誰に、何を確かめるか］
SECTION 03
記入例：社内勉強会の準備会議
架空の会議メモです。佐藤「勉強会の資料案は私が作ります」。進行役「では、資料案は佐藤さんにお願いします」。田中「事前アンケートも取ってはどうでしょう」。進行役「アンケートを行うかは次回決めましょう」。資料案の期限については、発言がありませんでした。
このメモから、決定した資料案の作成を一件取り出すと、次のように書けます。
- やること・状態：勉強会の資料案を作る／決定
- 担当：佐藤
- 期限：未確認
- 根拠：佐藤「資料案は私が作ります」、進行役「佐藤さんにお願いします」
- 確認が必要な点：佐藤と進行役に、資料案をいつまでに用意するか確認する
SECTION 04
未確認の担当・期限を参加者に確かめる
例のアンケートは提案で、実施するかは未決です。提案した田中を担当にしたり、資料案の期限を勉強会の前日にしたりせず、確認事項として残します。
AIへの依頼文は「この会議メモを5欄で整理してください。決定・提案・未決を分け、担当と期限は明示された内容だけを書いてください。不明な点は未確認とし、根拠となる発言を添えてください」と書けます。渡すメモの範囲は、社内の情報の取り扱いルールに合わせます。
出力を元のメモと照らし合わせ、参加者に未確認の点を確かめてから作業を共有します。後から決まった内容は、確認結果として追記します。
会議後の整理にAIを取り入れたい場合は、任せる範囲やテンプレート、人が確認する手順をGAMIに相談できます。