SECTION 01
先に、そろえてよい表記を決める
元のファイルを保存し、作業用のコピーを作ります。AIには、そのAIへの入力が認められている情報だけを渡してください。行番号を付け、並びが変わっても元の場所をたどれるようにします。
次に、担当者が確認した表記の対応表を用意します。この例では、会社形態の「（株）」を「株式会社」に、部署名の「営業一課」を「営業1課」にそろえます。この二つ以外は勝手に直さず、判断が必要な候補として出してもらいます。
INSIGHTS / AI活用
AIで表の表記をそろえる｜元の値を残す確認表
AIで表の表記をそろえるときは、元の値と変更案を並べて確認します。架空の6行を使い、表記の統一、先頭のゼロ、空欄、同じ名前の扱いを採否理由とともに紹介します。
SECTION 02
架空の6行で、変更案と採否を比べる
以下は、説明用の架空の申込一覧から、各行で確認する項目を抜き出したものです。変更案も架空で、実際のAIの実行結果ではありません。誤った案を含め、採否と理由を示します。
- 1行目・会社名：（株）あおば → 株式会社あおば → 採用。確認済みの対応表にある置き換え。
- 2行目・部署名：営業一課 → 営業1課 → 採用。部署名の統一ルールと一致する。
- 3行目・管理番号：0012 → 12 → 不採用。管理番号は文字として扱い、先頭のゼロを含む「0012」を残す。
- 4行目・担当者：空欄 → 山田花子 → 不採用。別の行から推測して埋めず、空欄のまま確認事項にする。
- 5行目・氏名：佐藤葵 → 佐藤葵 → 変更なし。6行目と同名でも、この行は残す。
- 6行目・氏名：佐藤葵 → 重複として行を削除 → 不採用。同名だけでは同じ申込か分からない。5・6行目を残し、元の申込で確かめる。
SECTION 03
コピーして使う依頼文
「次の表について、確認済みの表記対応表に沿った変更案を出してください。元の表は上書きせず、行番号・項目・元の値・変更案・理由を並べてください。管理番号は先頭のゼロも残し、空欄は推測で埋めないでください。同じ名前の行は削除せず、迷う箇所は確認事項にしてください。」
依頼文の後に、表記の対応表と作業対象の表を添えます。AIが追加の統一ルールを提案した場合も、そのまま反映せず、担当者が先に対応表へ加えるか判断します。
SECTION 04
採用した変更だけ反映し、元の表と照合する
確認表に採用・不採用と理由を記録し、採用した変更だけを作業用の表へ反映します。この例なら、変更するのは1行目の会社名と2行目の部署名だけです。
反映後は行数が6行のままか、管理番号が「0012」か、4行目の担当者が空欄かを元の表と比べます。5・6行目が両方残り、採用していない項目が変わっていないことも確認してください。表の整理を日々の業務に組み込むなら、表記ルールと人が確認する流れを一緒に整えます。