SECTION 01
短くする前に、残す情報を決める
まず、誰が読み、読んだ後に何をする文章なのかを決めます。案内文なら、対象者や日時、場所、手続きの期限などを拾います。
削る候補は、同じ内容の繰り返しや長い前置きです。「希望者のみ」「申込期限まで」といった条件は、短くするためだけに外さないようにします。
INSIGHTS / AI活用
AIで文章を短くする｜残す情報を決める編集メモ
AIで文章を短くする前に、読者、残す事実、削れる箇所、長さ条件を4つの欄に整理します。架空の研修案内を114字から68字に縮める例で、情報の抜けと文字数を確認する方法を紹介します。
SECTION 02
コピーして使う4つの欄
原文と一緒に、次の4欄をAIへ渡します。残す情報を示し、原文にない事実を加えずに短くする案を出してもらいます。
- 読者：［誰が読み、次に何をするか］
- 残す事実：［対象・日時・条件・行動など］
- 削れる箇所：［重複・長い前置き・意味のない飾り］
- 長さ条件：［文字数の上限／句読点や改行などの数え方］
SECTION 03
架空の研修案内を114字から68字にする
以下は説明用の架空の例です。参加を希望する社員に、開催情報と申込方法を伝える案内を80字以内にします。句読点・数字・記号をそれぞれ1字と数え、改行は入れません。
短縮前（114字）：社内研修の実施についてお知らせいたします。今回の社内研修は、参加を希望する社員を対象として、11月12日の14時から15時まで、第2会議室で行います。参加を希望する社員の方は、11月8日までに社内フォームからお申し込みください。
短縮後（68字）：希望する社員向けの研修を11月12日14〜15時に第2会議室で行います。参加希望者は11月8日までに社内フォームから申し込んでください。
前置きと対象者の説明の重複を削りました。対象、開催日、開始・終了時刻、場所、申込期限、申込先は残しています。文字数は案内文の本文だけを数えています。
SECTION 04
原文と照合し、文字数を数えて仕上げる
AIが示した文字数だけで判断せず、最後に使う文章を別途数えます。上限に収まっていても、必要な情報が抜けていれば修正します。
- 対象者や条件が変わっていないか。任意の参加を必須にするなど、意味を変えていないか。
- 日付、開始・終了時刻、場所、期限、申込先が原文と一致しているか。
- 原文にない事実や約束を加えていないか。
- 決めた数え方で上限に収まり、読者が次にすることを理解できるか。