SECTION 01
予定と、実際に済んだことを分ける
「一覧を作る予定」と「一覧を作った」は別の状態です。AIの返答だけで判断せず、渡すファイルや実際の処理結果を確認してから、済んだ作業を書きます。
途中まで進んだ場合は、対象の件数や範囲も残します。未着手の作業と、確認できずに保留した作業を分けると、次の担当者が開始点を選べます。
INSIGHTS / AI活用
AIの作業を人へ引き継ぐ｜済んだこと・残ったことの記入メモ
AIを使った作業を別の担当者へ引き継ぐための記入メモです。済んだ作業、未着手の作業、判断してほしい点、成果物の場所を整理し、次にどこから進めるかを架空の例で紹介します。
SECTION 02
コピーして使う引き継ぎメモ
一件の作業について、次の欄を埋めます。成果物や元資料は、引き継ぐ相手が開ける場所を添えてください。
- 対象：［何の作業か／今回扱った範囲］
- 済んだこと：［完了した作業／確認した成果物の場所］
- 残ったこと：［未着手の作業／保留した作業と理由］
- 判断してほしいこと：［決めてほしい点／判断に使う元資料の場所］
- 引き継ぎ先と次の作業：［担当者／確認後に誰がどこから進めるか］
SECTION 03
記入例：申込一覧に同じ名前がある
架空の社内勉強会の例です。担当者がAIで申込内容を表に整理したところ、12件のうち2件に同じ名前がありました。同じ人の重複申込か、別の人かは分かっていません。
- 対象：社内勉強会の申込12件を参加者一覧にまとめる。
- 済んだこと：10件を一覧に整理し、元の申込と照合した。一覧は共有フォルダの「参加者一覧・作業中」。
- 残ったこと：同じ名前の2件は保留欄に残した。統合・削除と、参加者数の確定は行っていない。
- 判断してほしいこと：2件が同じ人の申込かを確認してほしい。元資料は共有フォルダの「勉強会申込原本」にある申込番号11と12。
- 引き継ぎ先と次の作業：受付担当が2件を確認する。その結果を受け、一覧の作成担当が保留欄を直して参加者数を確定する。
SECTION 04
確認結果を追記して、残った作業へ進む
この例で受付担当に尋ねるのは、同じ名前の2件をどう扱うかです。確認結果には「誰が、何を確かめ、どう判断したか」を追記します。
一覧の作成担当は、その結果を見て保留した2件の整理から進めます。最後に、更新した一覧の場所と、参加者数を確定したことを同じメモへ残します。
引き継ぎを試すときは、受け取った人がメモから成果物を開き、判断する点と次の作業を説明できるかを確かめてください。足りない情報があれば、その欄だけ補います。