SECTION 01
一つの作業に絞ってメモする
「経理業務」のような広い範囲ではなく、「受け取った請求書を所定のフォルダに保存する」など、開始と終わりが分かる作業を選びます。
画面名、押すボタン、保存先も書きます。条件によって進め方が変わる箇所は、条件と次の操作をセットで残してください。
INSIGHTS / AI活用
AIで社内手順書を作る｜作業メモのテンプレート
AIで社内手順書を作る前に、開始条件、必要なもの、操作と分岐、完了条件を整理する記入式テンプレートです。架空の作業例で、手順をたどって抜けを直す方法も紹介します。
SECTION 02
コピーして使う作業メモ
次の欄を埋め、AIで見出しや順番を整えます。AIには、社内でそのAIへの入力が認められている情報だけを渡してください。分からない操作は確認事項として残し、AIが補った内容は実際の作業と照合します。
- 作業名：［何を、どこまで行うか］
- 開始条件：［いつ始めるか／事前に済んでいること］
- 必要なもの：［入力資料／使う画面・道具／必要な権限］
- 操作：［1.何を開くか → 2.何を確認するか → 3.何を操作・保存するか］
- 分岐：［どの条件なら、どの操作へ進むか／進められないときの確認先］
- 完了条件：［何が、どこに、どの状態であれば終わりか］
- 確認と版：［手順を確認した人／確認日／版／変更した箇所］
SECTION 03
記入例：請求書を保存する
以下は説明用の架空の例です。実際の社内ルールに合わせて書き換えてください。
- 開始・準備：請求書PDFを受け取ったら開始。PDFと、共有フォルダへの保存権限を用意する。
- 操作：①PDFを開く。②取引先名・請求月を確認する。③請求月のフォルダに保存する。
- 分岐・完了：請求月が不明なら送付元に確認する。保存先のPDFを開き、元の内容と一致すれば完了。
SECTION 04
手順をたどり、抜けを直す
この例で別の担当者が手順をたどると、③で請求月のフォルダが見つからず止まりました。「フォルダがなければ、年月の名前で作成する」という操作が抜けていたためです。
そこで③の前に、フォルダの有無を確認し、なければ作成する分岐を追加します。もう一度たどって保存後のPDFまで確認できたら、「確認：担当A／2026年10月13日／第2版／フォルダ作成を追記」と記録します。
見直しでは、文章の読みやすさに加え、途中で判断に迷う箇所や、メモにない操作が必要になる箇所を探します。業務が変わったら、該当する手順と版を更新してください。
SECTION 05
既存の手順書も整理したいとき
手順書を社内検索やRAGに使う場合は、ほかの資料も含めて所在や更新状況を整理します。資料がそろっているかを確かめるには、文書棚卸しのチェックリストを使えます。