SECTION 01
AIに渡す前に事実を分ける
日付や作業範囲が曖昧なまま下書きを頼むと、AIが不足を推測で埋めてしまうことがあります。相手の希望と、こちらが対応できることは別です。確実に言えることと未確認のことを、先に分けておきます。
使うAIと入力してよい情報は、社内のルールに従います。練習では架空の内容を使い、氏名、メールアドレス、取引の秘密など、下書きに不要な情報は入力しません。
INSIGHTS / AI活用
AIで問い合わせ返信を下書きする｜記入式テンプレート
問い合わせ返信をAIで下書きするための記入式テンプレートです。確認済みの事実と未確認事項を分ける5欄、納期が未確定の架空例、返信案と送信前の確認を紹介します。
SECTION 02
コピーして埋める5つの欄
最初の4欄を担当者が整理し、その内容をもとにAIへ返信の下書きを頼みます。5欄目に返信案を入れ、人が確認します。分からないことは空欄にせず「未確認」と記し、AIにも推測で補わないよう伝えてください。
- 問い合わせの要点：［相手が知りたいこと・希望を一文で］
- 確認済みの事実：［確認が取れている日付・範囲・条件］
- 確認が必要なこと：［相手や社内へ確かめる点］
- 今回伝えること：［いま答えられること・追加で尋ねること］
- 返信案：［上の4欄をもとにした下書き］
SECTION 03
記入例：納期が未確定の問い合わせ
架空の例で見てみます。「Webページの更新を来週までに頼めますか」という問い合わせが届きました。作業範囲や素材の準備状況、こちらの対応可能日は、まだ確認できていません。
- 問い合わせの要点：Webページの更新を来週までに希望している。
- 確認済みの事実：相手の希望は「来週まで」。具体的な日付は未確認。
- 確認が必要なこと：希望する日付、更新するページと内容、原稿・画像の準備状況、こちらの対応可能日。
- 今回伝えること：希望日と更新内容、素材の準備状況を尋ねる。対応できるかは、まだ約束しない。
SECTION 04
記入例：確認事項を尋ねる返信案
お問い合わせありがとうございます。Webページの更新について、来週までをご希望とのことですね。対応できるか確認するため、ご希望の日付と、更新するページ・内容をお知らせいただけますか。あわせて、原稿や画像の準備状況も教えてください。内容と作業予定を確認したうえで、対応の可否とスケジュールをご案内します。
この案では、希望日を納品の確約に変えていません。「明日回答します」のような、確認していない回答期限も足さず、次に必要な情報を尋ねています。
SECTION 05
送る前に人が確認する
宛先、固有名詞、数値、納期を確認します。相手が聞いていることに答えているか、未確認の内容を約束していないかも見てください。下書きを作る作業と、送信する判断は分けます。
同じ種類の問い合わせで使い、文章を作る時間だけでなく、直す手間も見てひな形を整えます。GAMIでは、問い合わせの一次整理、営業メールやFAQ回答の下書き、社外へ送る前の確認ルールづくりを支援しています。