SECTION 01
同じ量・同じ完了条件で比べる
よく行う作業を一つ選び、扱う件数や資料の量、どこまで仕上げたら完了かを決めます。AIの返答が出た時点ではなく、人が確認して使える状態になった時点まで測ります。
AIを使わない場合と使う場合で、資料の難しさや担当者もできるだけそろえます。条件が違ったら、その違いを記録に添えてください。
INSIGHTS / AI活用
AIを使う前後の時間を比べる｜作業と待ち時間の記録表
一人で行う作業の時間を、AIを使う前後で比べる記録表です。準備・作成・確認・修正の実働、AIの待ち時間、開始から完了までの所要時間を分け、待ちと作業が重なる架空の例で測り方を紹介します。
SECTION 02
コピーして使う記録欄
同じ欄を使い、AIなし・AIありを一件ずつ記録します。時間は後から思い出して見積もらず、作業中に測ります。
人の実働は、準備・作成や入力・確認・修正と再確認に分け、同じ時間を二つの欄へ入れません。AIの待ち時間は別欄に残します。待つ間に人が作業した時間は重なるため、実働と待ちをそのまま足しません。所要時間は、開始から終了までの時間から別件による中断だけを引きます。AI待ちは含めてください。
- 対象：［作業名／件数・資料の量／完了条件］
- 条件：［記録日／担当者／AIなし・あり／使ったAIと入力内容／比較条件の違い］
- 初回だけの準備：［設定やひな形作成の内容・実働時間／すでに済んでいればその旨］
- 毎回の実働：［準備＿分／作成・入力＿分／確認＿分／修正・再確認＿分／合計＿分］
- AIの待ち：［処理待ち＿分／人の作業と重なった時間＿分］
- 毎回の所要時間：［開始・終了時刻／別件による中断＿分／中断を除いた所要＿分］
- 完了確認：［完了条件を満たしたか／残った誤りや不足］
SECTION 03
記入例：会議メモを作業一覧にする
測り方を示す架空の例です。同じ担当者が、同じ量・同程度の難しさの会議メモを、AIなし・AIありで一件ずつ整理したとします。時間の数字も説明用です。
対象はA4一枚のメモです。決まった作業を一覧にし、担当と期限は記載どおりに写し、不明な点を残します。元のメモと照合できたら完了です。
- 初回だけの準備：AI用のひな形作成に実働20分。毎回の時間とは別に記録。
- AIなしの実働：準備3分＋作成12分＋確認4分＋修正・再確認1分＝20分。
- AIありの実働：準備5分＋入力2分＋確認6分＋修正・再確認3分＝16分。
- AIの待ち：2分。そのうち1分に元資料を確認した。この1分は準備5分に含め、実働へ追加しない。
- 毎回の所要時間：AIなしは9時00分〜9時20分の20分。AIありは10時00分〜10時17分の17分。どちらも中断なし。
- 完了確認：どちらも元のメモと照合済み。記載のない期限は不明として残した。
SECTION 04
初回と、繰り返す作業を分けて見る
この例では、AIありの実働は4分短く、所要時間は3分短くなりました。実働16分＋AI待ち2分−重なった1分＝所要17分です。初回準備を含む実働は36分ですが、初回の所要時間は別に開始・終了時刻から確認します。
設定やひな形作成は初回準備として残し、毎回必要な資料整理や入力準備は、その都度の実働へ入れます。後日ひな形を直した時間も別に記録します。
一回の結果だけで、ほかの作業でも時間が減るとは判断しません。同じ条件で記録を増やし、完了状態と時間の両方を比べます。同じ資料を続けて使うと、内容を覚えた影響もあるため、試した順序も残してください。