SECTION 01
アカウント配布と定着は別
アカウントを配り、使い方を一度説明しただけで、日々の仕事の手順まで変わるとは限りません。普段の業務のどこでChatGPTを開くのかが決まっていなければ、使うきっかけを作りにくくなります。
使われない原因を個人の意欲だけに求めず、業務の流れ、入力例、確認方法、相談先までを見直します。
INSIGHTS / AI活用
ChatGPTが社内で使われない理由｜定着を確認する7項目
ChatGPTを社内導入したのに使われないときは、対象業務、使うタイミング、入力例、確認方法、社内ルール、改善担当、効果の見方を確認します。定着状態を見直す7項目を短く説明します。
SECTION 02
利用が止まった場所を三つに分ける
使われない状態を、始められない、途中で迷う、続かないの三つに分けます。止まった場所が分かると、先に直す内容を選びやすくなります。
- 始められない。対象業務や使うタイミングが曖昧で、入力例もすぐに見つからない。
- 途中で迷う。必要な完成形、人が確認する内容、扱える情報が分からない。
- 続かない。質問や失敗例が残らず、テンプレートの更新や結果の振り返りが行われていない。
SECTION 03
社内定着を見直す7項目
次の7項目を順に確認すると、利用が止まっている場所を分けやすくなります。満たしていない項目が、次に見直す場所です。
- 決めた対象業務で、実際に繰り返し使われている。
- 業務手順の決めた場所でChatGPTを開いている。
- 利用者が入力例と完成例を迷わず見つけられる。
- 出力が確認する人まで届き、完了条件に沿って確認されている。
- 入力禁止の情報と、社外へ送る前の確認が実際に守られている。
- 質問や失敗例が記録され、改善する担当へ届いている。
- テンプレートや手順が見直され、作業時間と手戻りを導入前と同じ条件で比べられる。
SECTION 04
一つの業務で短く見直す
利用が止まった場所を一つ選び、テンプレート、確認手順、相談先のどれかを直します。同じ業務でもう一度使い、前と同じ場所で止まるかを確認します。
導入前の整理が曖昧な場合は、対象業務と人が判断する範囲から戻って確認します。
SECTION 05
利用回数だけで判断しない
利用した人の数や回数は、使われているかを見る手がかりです。ただし、それだけでは業務が進んだかまでは分かりません。
選んだ業務が最後まで進んだか、確認にどれくらいかかったか、手戻りがどう変わったかも同じ条件で見ます。結果を比べて、次の改善を決めます。
SECTION 06
GAMIがお手伝いできること
ChatGPT、Claude、Geminiなどをすでに使っている状態でも、業務で使うプロンプト、テンプレート、確認手順、活用ルールを整えられます。AIに任せる作業と、人が判断する作業も分けます。
実際の利用結果を見ながら使い方を直し、必要になった場合は、社内資料の検索や専用の業務画面へ段階的に広げます。